オフィス移転で胡蝶蘭が大量に届いたら？置き場所・管理・処分まで受け取る企業の対応ガイド
オフィス移転の日。
新しい事務所のエントランスに次々と届く、立派な胡蝶蘭🌸
お取引先や関係者の皆さまからいただくお祝い花は、新たなスタートを祝ってくださる、とてもありがたいものです。
特に胡蝶蘭は華やかで見栄えもよく、法人間のお祝いとして長く親しまれてきました。
しかし一方で、受け取る企業側の現場では、こんなことが起こる場合があります。
「想像以上にたくさん届いて、置く場所がない💦」
「どなたからいただいた胡蝶蘭なのか分からなくなってきた」
「水やりとかのお世話って、誰が担当するの？💦」
「花が枯れたあとの鉢は、どう処分すればいい？」
1鉢、2鉢ならそれほど問題にならなくても、10鉢、20鉢･･･と同じ時期に届けば話は変わります。
しかもオフィス移転直後は、荷物の整理や設備の確認、来客対応など、ただでさえ社員が慌ただしい時期。
そこで今回は、オフィス移転祝いとして胡蝶蘭がたくさん届いたとき、受け取る企業側ではどのような対応が必要になるのかを、置き場所・管理・立札・処分まで順番にご紹介します。
これからオフィス移転を予定している企業の方も、「届いてから困って考える」のではなく、ぜひ事前準備の参考にしてください。
なぜオフィス移転祝いに胡蝶蘭が多い？
オフィス移転や開業、社長就任など、法人間のお祝いで胡蝶蘭を目にする機会は多いものです。
胡蝶蘭は華やかで存在感があり、花持ちも比較的よいことから、昔からお祝いの場を彩る贈り物として定着しています。
また、立札に贈り主の企業名や氏名を記載できるため、「誰からのお祝いなのか」が分かりやすいことも法人のお祝いとの相性がよい理由のひとつでしょう。
新しいオフィスのエントランスに胡蝶蘭が並んでいる光景は、華やかです。
移転した企業にとっても、多くの方から新しい門出を祝っていただいていることを実感できる瞬間です。
この記事でお伝えしたいのは「胡蝶蘭は困るからやめた方がいい」という話ではありません。
考えておきたいのは、お祝いとしていただいた“その後”です。
胡蝶蘭が大量に届くと、受け取る企業では何が起こる？
胡蝶蘭は、届いた瞬間に対応が終わるものではありません。
- 配送業者からの受取対応
- 贈り主の確認
- 立札の確認
- 設置場所の確保
- 鉢の移動
- 贈り主様への御礼
- 日々のお世話や管理
- 花が枯れたあとの処分
など、さまざまな仕事が発生します。
特に移転祝いは、移転日の前後という短い期間に集中しやすいのが特徴です。
例えば、同じ日に複数の配送業者が訪れ、そのたびに受付担当者が対応する。
届いた胡蝶蘭をエントランスへ運ぶ。
どの企業から何をいただいたのか記録する。
さらに、その横では引っ越し業者や通信設備の担当者が作業している……。
こうなると、「お祝いを受け取る」という一見華やかな出来事も、現場ではひとつの業務になります。
お祝いへの感謝と、受け取る側に発生する実務。
この2つは、分けて考えることが大切です。
👉オフィス移転のお祝い、どう対応する？受け取り方・お礼・お返しの基本
移転祝い全般の受け取りから記録、お礼、お返しまでの基本的な対応については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
まず困るのが「置き場所」
胡蝶蘭が複数届いたとき、最初に問題になりやすいのが設置スペースです。
エントランスや受付、応接スペースなどに並べることが一般的ですが、オフィスによって使えるスペースは異なります。
「5鉢くらいなら置けるけど、20鉢以上届いて置くスペースが無い…💦」
となれば、スペースの確保が必要です。
どこにでも置けばよいわけではありません。
人の通行を妨げないか、扉の開閉に影響しないか、非常口や避難経路を塞いでいないかなど、オフィスとしての道線や安全面にも配慮する必要があります。
また、せっかくの胡蝶蘭ですから、できるだけ適した環境に置きたいところです。
一般的に胡蝶蘭は、直射日光や極端な暑さ・寒さを避け、明るさのある室内で管理するのが適しています。
エアコンの風が直接当たり続ける場所なども避けた方がよいとされています。
「見栄えよく並べられる場所」だけではなく、「安全で、花の管理にも適した場所」
を考える必要があります。
移転前に、エントランス等に何鉢程度なら無理なく設置できるのか確認しておくと安心です。
「どなたから贈られた？」立札と贈り主の管理も忘れずに
たくさんのお祝い花が届いたときに、もうひとつ注意したいのが贈り主の管理です。
お祝い花には通常、企業名や氏名などが書かれた「立札」が付いています。
ところが、鉢を移動させたり並べ替えたりしているうちに、
「この立札はどの鉢のもの？」
「この会社からいただいた分、記録した？」
ということが起こる可能性があります。
お礼の連絡漏れを防ぐためにも、受け取った時点で、受取日・企業名・氏名・品物・お礼の対応状況などを記録しておきましょう。
立札を含めて胡蝶蘭全体の写真を撮っておくのもおすすめです。
あとから確認できますし、お礼を伝える際にも役立ちます。
特に大量に届くことが予想される企業では、「届いた人がその都度対応する」のではなく、記録方法と担当者を事前に決めておく方がスムーズです。
お世話は誰がする？胡蝶蘭の管理担当を決めておく
無事に設置できたら、次は日々の管理です。
ここで起こりやすいのが、「誰かがやってくれていると思っていた」問題･･💦
総務担当者が水をあげていると思っていた。
総務担当者は、受付担当者が担当してくれると思っていた。
逆に、複数の人がそれぞれ水をあげてしまった。
このように担当者が曖昧だと、管理が抜けたり、反対に過剰になったりすることがあります。
胡蝶蘭は、毎日大量に水を与えればよい植物ではありません。
鉢の中の状態を確認しながら適切に管理する必要があるため、できれば担当者を決めておきましょう。
専門的な栽培をする必要はありませんが、せっかくいただいた胡蝶蘭だからこそ、できる範囲で丁寧に扱いたいですね。
花が枯れた後どうする？意外と困る「その後」
そして、お祝い花を受け取った企業が最後に直面するのが、花が終わったあと（枯れたあと）の対応です。
お祝いとして華やかに飾られていた胡蝶蘭もお花も、いつかは枯れてしまいます。
そこで初めて、「この大きな鉢、どうしたらいいんやろ？」となることも少なくありません。
胡蝶蘭は、適切に管理すれば再び花を楽しめる可能性もあります。
しかし、会社として長期間植物を育てることが難しい場合や、大量の鉢を管理し続けられない場合には、処分や引き取りを検討することになります。
ここで注意したいのが、自治体やオフィスビルのごみ出しルールです。
会社から出るものは家庭ごみと同じ方法で処分できるとは限りません。
また、鉢、支柱、植え込み材、植物本体などで材質が異なるため、それぞれ分別が必要になる場合もあります。
入居しているビルの管理会社や、契約している廃棄物処理業者などに確認しましょう。
そのまま鉢の回収や、引き取りに対応している業者もありますが、「1鉢当たり〇円」等、費用が発生することが多いです。
「枯れたら考えよう」ではなく、たくさん届いた時点で、最終的にどうするのかまで考えておくと後々慌てずに済みます。
胡蝶蘭が大量に届くと「見えない仕事」も増える
ここまでを整理すると、胡蝶蘭を受け取った企業には、
受け取り
→ 記録
→ 運搬
→ 設置
→ 管理
→ お礼
→ 花が枯れた後の対応
という仕事が発生します。
1鉢なら、それほど大きな負担ではないかもしれません。
しかし、10鉢、20鉢･･･と増えれば増えるほど、それぞれに必要な時間やスペースも増えていきます。
この仕事を実際に担当するのは、多くの場合、移転準備や通常業務も抱えている社員です。
胡蝶蘭が並ぶ華やかなエントランスの裏側では、こうした「見えない仕事」が発生している。
これは、お祝いを贈る側からはなかなか見えにくい部分かもしれませんね。
だからといって、お祝いの気持ちそのものを否定する必要はありません。
「ありがたいお祝いだからこそ、受け取る企業にとっても、無理がなく喜べる方法にできないか？」考えてみても良いかもしれません。
「届いてから困る」前に、お祝い花の受け取り方を決める方法も
オフィスのスペースが限られている。
植物を管理できる社員がいない。
大量のお祝い花を置くことが難しい。
そうした事情が事前に分かっている場合には、移転前にお祝い花を辞退するという方法もあります。
ただし、ここで大切なのは伝え方です。
「お祝いの花はいりません」という伝え方では、お祝いを贈ろうとしてくださった相手に冷たい印象を与えてしまう可能性があります。
まず日頃のご厚情への感謝を伝えたうえで、
「誠に勝手ながら、○○○○（理由）のため、お祝い花につきましては辞退させていただきます」
と、自社の方針と共に丁寧に伝えることが大切です。
👉オフィス移転でお祝い花を辞退するときの伝え方｜失礼にならない文例と注意点
お祝い花を辞退するときの考え方や、相手に失礼にならない伝え方・文例については、こちらの記事で詳しくご紹介しています。
お祝いの気持ちはそのままに、「受け取り方」を変えるという選択肢
ここで、もう一歩先のことを考えてみましょう。
お祝い花を辞退することと、「お祝いそのものを受け取りたくない」ということは、同じではありません。
取引先や関係者の方が「新しい門出を祝いたい」と思ってくださる気持ちは、企業にとってとてもありがたいものです。
そこで、お祝いの気持ちはありがたく受け取りながら、その受け取り方を自社に合った形に変えるという選択肢があります。
お祝いGO!!では、オフィス移転などのお祝いをキャッシュレスで受け付け、受け取った企業がGOポイントで必要なものを選ぶことができます。
例えば、
オフィス家具、家電、防災用品、アートなど。
新しいオフィスで実際に必要なものへ活用できます。
つまり、
「胡蝶蘭を贈らないでください」
だけで終わるのではなく、
「それでもお心遣いいただける場合には、こちらの方法でお受けしています」
と、別の受け取り方を用意することもできるのです。
お祝いの気持ちを大切にしながら、受け取る企業側の負担も減らす。
オフィス移転を機に、そんなお祝いの受け取り方を考えてみてもよいかもしれません。
👉オフィス移転の案内状、いつ・誰に・どう送る？失敗しない基本と文例
移転の案内とあわせて、お祝い花の辞退やお祝いGO!!の受付方法をどのように伝えるかについては、こちらの記事で文例をご紹介しています。
まとめ｜胡蝶蘭が届いた「その後」まで考えておこう
オフィス移転祝いとしていただく胡蝶蘭は、新しい門出を華やかに彩ってくれる、ありがたい贈り物です。
しかしその背景で、受け取った企業側では
置き場所の確保、贈り主の記録、日々の管理、お礼、そしてお花が終わったあとの対応
まで、さまざまな仕事が発生します。
特に多くのお祝いが予想される企業では、届いてから対応を考えるのではなく、
「何鉢くらい置ける？」
「誰が管理する？」
「お花が枯れた後はどうする？」
と、事前に確認し、方向性を決めておくとスムーズです。
そして、そもそも大量のお祝い花を受け取ること自体が難しいと考える場合には、移転前に受け取り方そのものを決めておく方法もあります。
大切なのは、「胡蝶蘭を受け取るか、受け取らないか」ではありません。
お祝いしてくださる方の気持ちを大切にしながら、受け取る企業にとっても本当にうれしい形を考えること。
それが、これからのお祝いのあり方を考える第一歩なのかもしれません。
お祝いGO!!では、いただいたお祝いを、新しいオフィスで企業が本当に必要とするものへ変えられる、新しいお祝いの受け取り方をご提案しています。
