オフィス移転の案内状、いつ・誰に・どう送る？～基本＆文例～
オフィス移転が決まると、新しいオフィスの準備や引越し業者との打ち合わせ、各種手続きなど、やることが一気に増えていきますよね！
その中で意外と迷うのが、
「移転の案内状って、いつ送ればいい？」
「どこまでの取引先に送る？」
「メールだけでも大丈夫？」
「お祝い花を辞退したい場合は、どう書けば失礼にならない？」
といった、移転のお知らせに関することです。
そこで今回は、オフィス移転の案内状について、送る時期・送り先・基本的な書き方から文例まで、まとめてご紹介します！
この記事で分かること
✅オフィス移転の案内状を送るタイミング
✅移転案内をだす相手
✅案内状に入れておきたい基本情報
✅郵送・メールなどの使い分け
✅移転案内状の基本文例
✅お祝い花を辞退するときの伝え方
✅お祝いGO!!を利用する場合の案内方法
✅「こちらからお祝いについて触れても失礼にならない？」への考え方
オフィス移転の案内状は「引越しのお知らせ」だけではありません
移転案内の一番の目的は、もちろん新しい住所をお知らせすることです。
しかし実際には、それだけではありません。
取引先や関係者に
「いつから新住所になるのか」
「電話番号は変わるのか」
「営業開始日はいつなのか」
などを正確に伝え、移転後の業務をスムーズにスタートするための大切なご案内でもあります。
そして…もう一つ！
移転のお知らせを受け取った取引先が、「お祝いはどうしようかな？」
と考えるきっかけになることもあります。
移転後のことだけでなく、移転に伴い贈られるかもしれない「お祝い」についてどのようにするか（辞退するのか等）まで事前に考えておくと、後々の対応がスムーズになります。
オフィス移転の案内状はいつ送る？
一般的には、移転日の2週間～1か月前程度を目安に案内するケースが多くあります。
大切なのは、相手が必要な準備をできる時間を確保することです。
あまり早すぎると忘れられてしまう可能性がありますし、直前すぎると
「請求書を旧住所へ送ってしまった」
「荷物が旧オフィスへ届いてしまった」
といったトラブルにつながることもあります。
特に重要な取引先や日常的に郵便・荷物のやり取りがある相手には、余裕を持って案内しておくと安心です。
移転案内は誰に送る？
まずは、自社と関係のある相手を一度洗い出してみましょう。
例えば、
・主要取引先
・顧客
・仕入先
・金融機関
・士業関係
・業務委託先
・提携企業
・関係団体
・過去に取引のあった企業
などです。
ここで起こりやすいのが、「あの会社に案内するの忘れてた💦」というケース。
普段頻繁に連絡を取っている相手だけでなく、年に数回しか取引しない企業や、しばらく連絡を取っていない関係先なども確認しておくことをおすすめします。
郵送？メール？移転案内はどう送る？
現在は、案内状を郵送する方法だけでなく、メールやWebサイト、SNSなどで移転を知らせる企業も増えています。
どれか一つに絞ったり、統一する必要はありません。
例えば、
重要な取引先には、メール＋案内状を郵送する。
日常的にメールでやり取りしている相手には、メールで案内する。
広くお知らせするために、自社サイトにも掲載する。
･･･といったように、相手との関係性によって使い分ける方法もあります。
大切なのは、相手に確実に伝わる方法を選ぶことです。
オフィス移転の案内状に入れておきたい基本情報
案内状には、最低限次のような情報を入れておくと分かりやすくなります。
・移転すること
・新住所
・新しい電話番号・FAX番号（変更がある場合）
・新オフィスでの営業開始日
・移転日
・会社名
・代表者名
・必要に応じて地図やアクセス方法
特に、
「いつから新住所へ送ればいいのか」
が相手に分かるようにしておくことがポイントです。
オフィス移転の案内状｜基本文例
■一般的な移転案内文
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度弊社は業務拡充に伴い、下記住所へ移転することとなりました。
これを機に社員一同、より一層業務に精励してまいる所存でございます。
今後とも倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
敬具
新住所：
電話番号：
FAX番号：
業務開始日：
会社の雰囲気や取引先との関係性に合わせて、少し柔らかい表現に調整してもよいでしょう。
そして忘れがちなのが「移転祝いを受け取るか」
見落としがちですが、移転案内状を準備するときに一緒に考えてほしいポイントです。
移転の案内を受け取った取引先の中には、その流れで
「お祝い花を贈ろう」「胡蝶蘭を手配しよう」
と、早い段階から考えてくださる方が多くいらっしゃいます。
もちろん、お祝いしていただけること自体はとてもありがたいこと。
しかし、何も決めずに移転当日を迎えると、想像以上の数のお祝い花が届き、
・飾る場所がもう無い💦
・受取が立て続き、想像以上に大変💦
・誰がお世話する？
・枯れた後はどう処分する？
･･･など、移転業務で慌ただしい社員の皆さまに、さらに対応が重なってしまうことがあります。
だからこそ、
「移転祝いを受け取るのか」
「お祝い花は辞退するのか」
「別の方法でお祝いを受け取るのか」
についても、案内状を送る前に社内で決めておくことを強くおすすめします。
お祝い花を辞退する場合は、案内状に書いてもいい？
もちろん問題ありません。
ただ、「お祝いは不要です」とだけ書いてしまうと、少し強い印象になってしまう場合があります。
お祝いそのものを拒否するのではなく、
「お気持ちは大変ありがたいのですが、お祝い花につきましては遠慮させていただきます」
など、感謝の気持ちを先に伝えると、柔らかい印象になります。
例えば、
この度の移転に際しまして、皆様からのお心遣いに心より感謝申し上げます。
誠に恐縮ではございますが、お祝い花につきましてはご遠慮くださいますようお願い申し上げます。
といった伝え方です。
お祝い花を辞退する場合の詳しい伝え方や文例については、別の記事でも詳しくご紹介しています。
「お祝い自体を断りたいわけではない」という場合
ここが、実際に企業様からご相談いただくことの多いポイントです。
「お祝い花は大量に届くと困ってしまう。でも、せっかくのお祝いの気持ちまでお断りするのは申し訳ない」
「お祝い花を辞退したけれど、『何も贈らないわけにはいかないでしょ』と、結局お祝い花が届いた経験がある…(;’∀’)」
そんな場合、お祝いそのものを辞退するのではなく、「受け取り方」を変えるという方法もあります。
お祝いGO!!では、お祝い花などの代わりにお祝いの気持ちを受け取り、必要なものなどへ交換できる仕組みをご用意しています✨
その際によく聞かれるのが、
「こちらからお祝いGO!!について案内したら、お祝いを催促しているように見えませんか？」
というご質問。
「こちらからお祝いについて触れるのは図々しくない？」
ここ、不安になりますよね。
実際、お祝いGO!!をご案内するときにも、
「いただく側の立場からお祝いについて触れるって、なんか図々しい印象にならない？」
「お祝いをください、と言っているみたいな印象にならない？」
と心配される企業様がいらっしゃいます。
だからこそ、お祝いGO!!では、お相手様に失礼・図々しく受け取られないようなご案内テンプレートを複数ご用意しています！
大切なのは、伝える順番です。
お祝いへの感謝を伝える
↓
お祝い花は、遠慮（辞退）すること＋その理由を伝える
↓
それでもお気心遣いいいただける場合の選択肢として、お祝いGO!!をご案内する
↓
もちろん強制ではないことを伝える
この流れにすると、「お祝いの催促」ではなく、お祝いを検討してくださる方へのご案内として伝えやすくなります。
お祝いGO!!を利用する場合の案内状文例1｜シンプルに伝える
■実際の案内文例
有難く、お祝いについてのお問合せを沢山いただいておりますが、お祝い花につきましては「SDGsの観点から（や「移転先ビルの搬入制限から」）」遠慮させていただいております。
もし、お祝いのお心遣いを頂けるということでしたら、窓口を「お祝いGO!!」に委託しておりますので、ご賛同くださいますと幸甚です。
ポイントは、
「お祝いをお願いします」ではなく、「お問い合わせをいただくため、受け取り方法をご案内しています」という形になっていること。
これだけでも印象は大きく変わります。
お祝いGO!!を利用する場合の案内状文例2｜催促ではないことを明確に伝える
■もう少し丁寧に説明したい場合
お祝い花を辞退する背景や、お祝いGO!!を利用する理由まで明確に記載する
この度の移転の祝花につきまして、誠に恐縮ではございますが、辞退申し上げております。
皆様のご厚情、心より感謝しておりますが、弊社では「SDGs」の観点から、皆様からのせっかくのお気持ちを、可能な限り社会貢献や自然災害の被災地支援の形に変えていければと常々考えております。
つきましては、新しい取り組みといたしまして、お祝いの受付窓口を「お祝いGO!!」に委託し、皆様のお気持ちの一部を自然災害の被災地への寄付などにも充当したいと考えております。
そして最後に、
新しい取り組みにて、皆様のご理解を賜れますと幸いですが、厚かましくも、お祝いを催促する趣旨ではございません。何卒ご容赦のうえ、ご不要の場合はご放念くださいませ。
と添えます。
ここまで明記しておけば、
「お祝いしてください」ではなく、「もしお気遣いいただけるのであれば、このような受け取り方をご用意しています」
という意図がより伝わりやすくなります。
「お気遣い不要」を上手に伝える方法もあります
■「お気遣いは不要です」という気持ちを全面にした案内文例
この度の移転の祝花につきまして、誠に恐縮ではございますが、辞退申し上げております。
皆様からのお気持ちを賜るだけで、私どもにとっては何よりの励みになります。
なお、本件に関しまして、御厚意を頂ける場合に備え、弊社では形式にとらわれずお気持ちをお受けできる仕組みとして「お祝いGO!!」に委託し、窓口を設けております。
恐れ入りますが、ご厚志をお寄せくださる際には、ご案内の受付ページよりお進みいただけますと幸甚です。
このように、「お気持ちだけでも十分ありがたい」
ということを先に伝えておくことで、より柔らかくご案内できます。
お祝いGO!!では案内状の文面もサポートしています
「どう書けば、失礼にならない？」
「お祝いを催促しているように思われない？」
「お祝い花を辞退したいけれど、角が立たない伝え方は？」
企業によって、取引先との関係性も、移転の事情も異なります。
そのため、お祝いGO!!では、数種類のご案内テンプレートをご用意しています。
「お祝い花は辞退したい」
「お気遣い不要を強く伝えたい」
「SDGsの取り組みとして説明したい」
など、それぞれの企業様に合った形でご案内できるようサポートしています。
実際の文面を見ていただき、「これなら図々しい感じはしないね」
と納得したうえで案内できることが大切だと考えています！
移転案内を出す「前」に、お祝いのことまで決めておく
オフィス移転では、引越しや設備、回線、住所変更など、どうしても目の前の準備に意識が向きがちです。
しかし、移転案内を受け取る側は「そういえば、お祝いはどうしよう？」
と流れで進むことがほとんどなので、すでにお祝いを手配している可能性が高いです。
だからこそ、「移転案内状を作る前」に
お祝いの受け取り方を決める
↓
その内容も含めて移転の案内状を作る
という順番がおすすめです！
少し早く考えておくだけで、移転当日の負担も、その後の対応も大きく変わります。
オフィス移転の案内状チェックリスト
案内状を発送する前に、最後に確認してみましょう。
✅新住所は間違っていない？
✅営業開始日は入っている？
✅電話・FAX番号の変更は反映した？
✅送り先に漏れはない？
✅郵送・メール・サイト上で公開など、案内の方法は決めた？
✅Webサイトなども住所変更の手配をした？
✅お祝い花を受け取るか決めた？
✅お祝い花を辞退する場合、案内状に記載した？
✅お祝いの別の受け取り窓口を用意する場合、その案内も入れた？
最後の3つは、意外と忘れられがちなポイントです🤔
まとめ｜案内状は「移転」をスムーズにするための事前準備
オフィス移転の案内状は、単に新住所を知らせるだけのものではありません。
取引先や関係者が迷わないように情報を伝え、新しいオフィスでスムーズに業務をスタートするための大切な準備です。
そして、お祝い花をはじめとする「移転祝いをどう受け取るか」も、できれば案内状を送る前に決めておきたいことの一つ。
お祝いは、とてもありがたいもの。
「断る・受け取る」の二択ではなく、会社に合った受け取り方を考えておく。
それが、贈ってくださる方にも、受け取る社員の皆さまにも負担の少ない、これからのオフィス移転の準備なのかもしれません。
よくある質問（FAQ）
Q. オフィス移転の案内状はいつ送ればいいですか？
A. 一般的には移転日の2週間～1か月前程度を目安に案内するケースが多くあります。重要な取引先や郵送物のやり取りが多い相手には、余裕を持って知らせておくと安心です。
Q. 移転案内はメールだけでも問題ありませんか？
A. 必ずしも郵送だけにする必要はありません。重要な取引先には郵送、日常的にメールで連絡している相手にはメールなど、関係性に応じて使い分ける方法もあります。
Q. 移転案内状に「お祝い花を辞退する」と書くのは失礼ですか？
A. 辞退すること自体が失礼というわけではありません。ただし、お祝いへの感謝を伝えたうえで、「誠に恐縮ではございますが、お祝い花につきましてはご遠慮くださいますようお願い申し上げます」など、柔らかく伝えることが大切です。
Q. 受け取る側の立場からお祝いGO!!を案内すると、図々しく見えませんか？
A. お祝いをお願いするのではなく、「もしお心遣いいただける場合の受付窓口」として案内することで、印象は大きく変わります。お祝いGO!!では、催促と受け取られないよう配慮した複数のご案内テンプレートをご用意しています。
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