オフィス移転のお祝い、どう対応する？受け取り方・お礼・お返しの基本
オフィス移転が決まると、新しいオフィスの準備や取引先への案内、各種手続きなど、担当者にはさまざまな役割があります。
そして、移転に伴って以外に見落としがちなのが、取引先や関係者からいただく「移転祝い」の対応。
主に胡蝶蘭やスタンド花、観葉植物など、移転当日やその前後に、複数の企業から一斉に届くことが多いです。
「お祝いが届いたら、受取対応は誰がする？」
「お礼は電話とメールと郵送、どれがいい？」
「お祝い返しはするべき？」
普段はあまり経験しないことだからこそ、いざというときに迷ってしまう担当者も多いのではないでしょうか。
この記事では、オフィス移転のお祝いを受け取る企業の立場から、届いた際の対応、お礼やお返しの基本、そして、しておくと後で助かる「受け取り前の準備」まで、実務に役立つポイントをご紹介します！
お祝いへの対応は、事前準備が大切
誰もが見落としがちな、オフィス移転で贈られるお祝いへの対応。届いてから「こんなにお祝いが届くなんて･･･！💦」となりがちです。
移転当日は、引っ越し業者の対応、通信設備の確認、社員の荷物整理など、さまざまな業務が重なります。
そのような状況で突然お祝いが届くと、受け取る人が決まっていなかったり、置き場所が確保できていなかったりと、思わぬ混乱につながることもあります。
まずは移転前に、次の項目を確認しておきましょう。
- お祝いを受け取る担当者と、不在時の代理担当者
- 胡蝶蘭や贈答品の一時的な保管場所
- 贈り主の情報を記録（お祝いリスト）する方法
- お礼の連絡を担当する部署や責任者
- お祝い花の受け取りに関する会社の方針
特に複数の部署が関わる企業では、混乱を防ぐためにも誰が何を担当するのかを明確にしておくことが大切です。
また、移転前にお祝い花を辞退する方針を決めている場合は、取引先へのご案内と社内での情報共有も忘れずに行いましょう。
👉関連記事： オフィス移転でお祝い花を辞退するときの伝え方｜失礼にならない文例と注意点
お祝いが届いたときの基本的な対応
実際に移転祝いが届いたら、まずは贈り主を確認して受け取ります。
ただし、お祝いの種類によっては対応が異なるため、事前に社内で共通のルールを決めておくと安心です。
胡蝶蘭や観葉植物が届いた場合
胡蝶蘭や観葉植物が届いた際は、贈り主の名前が記載された立札やメッセージカードを確認しましょう。
受け取り時には、鉢や花に破損がないか、配送中に倒れた形跡がないかも確認しておくと安心です。
その後、来客の動線や避難経路を妨げない場所に設置します。玄関やエントランス等、多くの人目に触れる場所に飾ることが多いです。
胡蝶蘭は華やかで、移転したばかりのオフィスを彩ってくれる贈り物。
一方で、置き場所や水やりなどの管理も必要になります。
たくさん届くことが予想される場合は、エントランスや応接スペースにどの程度設置できるか、あらかじめ確認しておきましょう。
贈答品やその他の品物が届いた場合
お菓子や飲料、オフィス用品などが届いた場合も、贈り主の情報を確認し、受け取った品物を記録しておきましょう。
食品については賞味期限や保存方法を確認し、社内で配布する場合は、誰が管理するのかを決めておくとスムーズです。
また、会社宛てに届いた品物は、担当者が個人の判断で持ち帰ったり処分したりせず、社内のルールに従って管理しましょう。
贈り主の情報は必ず記録
複数の企業から同じ日にお祝いが届いた場合、あとから「どの企業から何をいただいたのか」が分からなくなってしまうことがあります。
お礼の連絡漏れを防ぐためにも、受け取り時点で記録し、一覧表を作成することをおすすめします。
記録しておきたい項目は、次のとおりです。
| 項目 | 記録する内容 |
|---|---|
| 受取日 | お祝いが届いた日 |
| 贈り主 | 企業名・部署名・役職・氏名 |
| お祝いの内容 | 胡蝶蘭、観葉植物、贈答品など |
| 担当者 | 受け取り・確認をした社員 |
| お礼の状況 | 未対応・対応済み・対応日 |
| 備考 | メッセージや特別な対応事項 |
立札やメッセージカードを写真に撮って保存しておくのも便利です。
お礼状を送る際には、企業名や役職、氏名を正確に記載する必要があります。受け取ったときに記録しておくことで、あとから確認する手間を減らせます。
また、いただいたお祝いの情報は、今後の取引先とのお付き合いにも役立ちます。今回限りの記録ではなく、必要に応じて社内で共有・引き継げる形にしておきましょう。
移転祝いのお礼は、いつ・どのように伝える？
お祝いをいただいたら、できるだけ早く感謝の気持ちを伝えます。
移転直後は慌ただしい時期ですが、対応が落ち着くまでお礼を先延ばしにしてしまうと、連絡漏れにつながることがあります。
お礼を伝えるタイミング
お祝いが届いたら、まずは受け取ったことと感謝の気持ちを速やかに伝えるのが基本です。
電話やメールで先にお礼を伝え、その後、必要に応じて正式なお礼状を送る方法もあります。
大切なのは、形式だけにこだわるのではなく、相手との関係性や会社の慣習に合わせて、丁寧に対応することです。
お礼はメールでもいい？
日頃からメールでやり取りしている取引先であれば、メールでのお礼も選択肢になります。
ただし、特にお世話になっている取引先や、会社として正式に感謝を伝えたい相手には、お礼状を送ることも検討しましょう。
メールでお礼を伝える場合は、定型文だけで済ませず、いただいた品物について具体的に触れると、感謝の気持ちがより伝わります。
そのまま使える！移転祝いのお礼メール文例
件名：オフィス移転のお祝いをいただき、ありがとうございました
株式会社〇〇 〇〇様
平素より大変お世話になっております。 株式会社△△の□□でございます。
このたびは弊社のオフィス移転に際し、立派な胡蝶蘭をお贈りいただき、誠にありがとうございました。
お心遣いに、社員一同、心より感謝申し上げます。
いただきました胡蝶蘭は、新オフィスのエントランスに飾らせていただいております。
新たな環境のもと、社員一同、より一層業務に励んでまいります。
今後とも変わらぬご厚誼を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
まずはメールにて、御礼申し上げます。
※いただいたものが胡蝶蘭以外の場合は、品物に合わせて文章を変更してください。
移転祝いのお返しは必要？判断するときのポイント
移転祝いをいただいた企業にとって、特に迷いやすいのが「お返し」の問題。
一般的に、法人のオフィス移転祝いでは、必ずしもいただいた品物と同等の金額のお返しを用意する必要はありません。
ただし、地域の慣習や業界、取引先との関係性、会社の方針によって対応が異なることもあります。
そのため、一律に判断するのではなく、社内で方針を確認しておくことが大切です。
お返しをしない場合も、お礼は忘れずに
お返しの品物を用意しない場合でも、お祝いをいただいたことへの感謝はきちんと伝えましょう。
電話やメール、お礼状など、相手との関係性に合った方法でお礼を伝えることが基本です。
また、特にお世話になっている取引先には、移転後に新しいオフィスへ招待するなど、別の形で感謝を伝えることも考えられます。
お返しを用意する場合
お返しを用意する場合は、相手が受け取りやすい品物を選ぶとよいでしょう。
例えば、個包装のお菓子や日持ちする食品などは、社内で分けやすい贈り物です。
ただし、相手先に贈答品の受領ルールがある場合もあります。高額な品物や現金に近いものを贈る際には、特に注意が必要です。
お返しをするかどうか、何を贈るかについては、会社の贈答ルールや取引先との関係性を踏まえて判断しましょう。
お祝いを受け取る前に、会社としての方針を決めておこう
ここまで、お祝いが届いたときの対応についてご紹介しました。
しかし、そもそも移転祝いを受け取るのか、受け取る場合にはどのように受け取るかを事前に決めておけば、移転当日の混乱や、担当者の負担を減らせる場合があります。
例えば、大量のお祝い花が届くと、新しいオフィスのスペースが限られている場合や、胡蝶蘭などの管理が難しい場合には、「お祝い花を辞退する」という選択肢もあります。
「せっかくだし、お祝いの気持ちはありがたく受け取りたい」と考える企業も多いでしょう。
そのような場合には、お祝い花は辞退しつつ、別の受け取り方法を案内することもできます。
大切なのは、お祝いを贈ってくださる方への感謝を忘れずに、自社の状況に合った受け取り方を考えることです。
案内する際は、伝え方にも配慮を
お祝い花を辞退する場合は、移転の案内状などで、あらかじめ方針を伝えておくとよいでしょう。
ただし、こちらからお祝いについて触れることに抵抗を感じる担当者もいるかもしれません。
そのような場合は、お祝いをお願いするのではなく、あくまでも「お心遣いいただける場合のご案内」として、控えめに伝えることが大切です。
👉関連記事： オフィス移転の案内状、いつ・誰に・どう送る？失敗しない基本と文例
お祝いGO!!なら、いただいたお祝いを必要なものに
オフィス移転に伴うお祝いは、胡蝶蘭や観葉植物などの贈り物として受け取るだけではありません。
お祝いGO!!は、移転祝いや開店祝い、就任祝いなどの際に、贈り主からのお祝いをキャッシュレスで受け付け、受け取った企業が必要なものを選べる新しいサービスです。
お祝いGO!!を利用することで、いただいたお祝いをGOポイントに換え、オフィス家具や家電、防災用品など、新しいオフィスで必要なものに交換できます。
また、アート作品を選び、新しいオフィスの空間づくりに活用することも可能です✨
お祝いを贈ってくださる方の気持ちを大切にしながら、受け取る企業が自社に合った使い道を選べることが特徴です。
お祝いGO!!の利用は無料ですが、集まったお祝いに対して、所定のシステム利用料がかかります。利用を検討する際は、サービスの仕組みや費用を確認したうえで、自社に合った方法を選びましょう。
👉関連記事： 移転祝いが、オフィスを彩るアートに。新しいお祝いのカタチ
まとめ｜移転祝いへの対応は、受け取る前から準備しておこう
オフィス移転のお祝いをいただくことは、取引先や関係者との繋がりや感謝を感じられる、ありがたい機会です。
一方で、移転当日はさまざまな業務が重なるため、受け取りや管理、お礼の対応をその場で判断するのは簡単ではありません。
事前に担当者や管理方法を決めておいたり、
お祝い花を受け取るか辞退するか、別の方法で受け取るかについても、会社の状況に合わせて検討しておくと慌ただしい移転当日も落ち着いて対応しやすくなります。
大切なのは、お祝いの気持ちへの感謝を、きちんと伝えること✨
そして、贈ってくださる方にも、受け取る企業にも負担の少ない方法を考えることです。
お祝いGO!!では、いただいたお祝いを自社に必要なものへ換える、新しいお祝いの受け取り方をご提案しています。
オフィス移転をご予定の企業様は、ぜひ選択肢のひとつとしてご検討ください🐶
