店舗や事務所の移転は、沢山の準備と計画が必要な大きなプロジェクトです。
また、顧客様やビジネスパートナーへの移転のご案内は、新しい場所への移行の対応がスムーズに行われるようにするための重要なステップです。
この記事では、移転の案内をいつからいつまで行うべきか、その理由と方法について解説します。
移転案内のタイミングとその重要性
顧客様やビジネスパートナーとの信頼関係をこれからも継続するために、移転案内のタイミングを含む適切なご案内をすることは、とても大切です。
1. いつからご案内を始めるべき？
移転の案内は、少なくとも移転日の1ヶ月前には開始することが望ましいです。
ビジネスパートナーは、新しい場所への移行準備を整えたり、必要な対応を計画する時間を持てるようになります。
また、顧客様にとっては新しいアクセス方法や、変更されるサービス内容を理解するための余裕が生まれます。
2. いつまでにご案内を完了すべき？
少なくとも移転の2週間前には、すべての関係者に対する案内を完了させることが理想的です。ギリギリに発生する可能性がある問題にも対処できる余裕を持てます。
また、移転初日から新しい場所での業務がスムーズに進むようにするためにも、ご案内は早めに完了をさせておくことを強く推薦します。
移転案内の方法
移転のご案内は、対象となる顧客様やビジネスパートナーに応じて、複数の方法を組み合わせることが効果的です。
オンラインでのご案内
- 公式ウェブサイト：移転情報をトップページやニュースセクションに掲載。
- SNS：Facebook、Twitter、Instagramなどで情報を定期的に更新。
- メールマガジン：詳細な移転情報や新しいサービスについての案内を送信。
オフラインでのご案内
- 店内ポスターやフライヤー：来店客に直接情報を伝える。
- 案内状の送付：ハガキまたは封書で、ご案内状を送付。
その他
- プレスリリース：地元メディアや業界関連の出版物やWEBサイトに情報を提供。
「お祝いGO!!」でスムーズな移転を
移転は新たなスタートです！
きっと移転日当日には、多くの方々から「お祝い花」が贈られます。
しかし、移転当日の多忙なタイミングでの沢山のお祝い花の受取、ディスプレイ…
その後も日々のお世話、枯れてしまった後には分別廃棄。
また、お祝いを贈ってくださった方の管理など、負担となることもあります。
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「お祝いGO‼」は、移転を控える企業や店舗向けの新しいサービスです。
移転日が決定したら、まず「専用特設サイト」を立ち上げます。
その特設サイトのURLをご案内と共に共有することで、お祝いしてくださる方は自由にお祝いに賛同することができます。
お祝いを贈られる側は、特設サイトを通じて集まったお祝いで、自由にお祝い品を選択することができる画期的なサービスです。
お祝いGO!!のメリット
- 管理面：「お祝いGO‼」のマイページでは、お祝いを贈ってくださった方々を自動でリスト化され、誰が、いつ、どれくらいのお祝いを贈ってくださったのかをリアルタイムで把握することができます。
- お祝いは自由に選択：「お祝いGO‼」に集まったお祝いで、オフィス用品やインテリア、家電、オフィス関連サービスなど自由に選んで必要なものと交換ができます。そして、寄付も可能です。
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関係者への移転のご案内は、計画的に適切なタイミングで発信することが大切です。
そして、同時に「お祝いGO!!」を活用することで、移転当日のお祝い対応や管理までスムーズに進めることができます。
新しいお祝いの習慣は、新しいスタートの心強いサポートになるでしょう。
