オフィスの移転は、企業にとって大きなイベントですね。
移転に関わる業務は、主に経営層や総務部が担当する企業が多いかと思いますが、想像よりもタスクが多く大変なんです…！
どんなことが必要なのかをリストアップして、計画的に進めていくことが大切です。
今回の記事では、オフィス移転を控える企業や、移転準備に関わるご担当者さんに向けて、移転をスムーズに進めるためのチェックリストとして紹介します！
移転計画（初期）
1. 移転の目的と目標の共有
- 目的の明確化: なぜ移転するのか、どのような利点を期待しているのか
- 目標の設定: 移転によって達成したいこと（コスト削減、アクセス向上、イメージ改善など）
2. 予算の策定
- 総予算の設定: 移転にかかるコストを見積もり、予算を策定
- コストの内訳: 不動産仲介手数料、内装・設備投資、移転作業費など、各項目ごとに予算の詳細を出す
3. スケジュール作成
- スケジュール計画: 移転日に向けた準備のスケジュールを計画。重要なチェックポイントごとにプロジェクトの進行状況を管理
物件選定・契約
1. 物件の選定
- 条件の検討: アクセス、築年数、周辺環境、セキュリティ面など、必要な条件を満たす物件を候補に挙げ、選定
- スペースの要件: 必要な広さやレイアウト、今後の成長に対応できる柔軟性も考慮
2. 契約条件の確認
- リース契約: 契約条件、更新条件、解約条件など、法的観点からも確認
- 契約交渉:必要に応じて 条件交渉
移転準備
1. 内装と設備の整備
- デザイン・レイアウト: オフィスのコンセプトに合うよう考案
- 設備整備: ITインフラ、家具、その他必要な設備の選定と配置を確認
- ITインフラ整備: 新オフィスでのネットワーク設定、サーバー移設などを計画。データを安全に移行するための準備
3. 従業員へのコミュニケーション
- 情報共有: 移転の理由、新オフィスの利点、スケジュールなどを従業員に伝える
- 意見の収集: 従業員からのフィードバックを受け、必要に応じて対応を検討
移転当日にむけて
1. 物理的な移動
- 業者の手配:何社か候補をあげ、条件を確認し、信頼できる引っ越し業者を選定
- 荷造り・搬出: 効率的な荷造りと、スムーズな搬出・搬入ができるよう計画
2. 最終チェック・開業準備
設備の動作確認: 社内の全ての設備が正常に機能するかテスト
「お祝いGO!!」でスムーズなオフィス移転を
オフィス移転はただの引っ越しではなく、上記のように、実際には想像よりも複雑で大変なことが多く、移転日当日も、やることは山ほどあります・・・！
例えば、オフィス移転の案内状をお出しして、それを見て知った方から贈られる「移転お祝い」の対応。
次々に贈られてくる沢山のお祝い花の搬入の対応、限られたスペースにどのように飾るか、飾りきれるのかで頭を悩ませたり毎日のお世話や、枯れてしまった後の処理の問題もあります。そして何より…「勿体ない！」と感じる方は多いのではないでしょうか。
これらの課題は「お祝いGO!!」という新しいサービスを活用することで、グッと簡単になります〇
「お祝いGO!!」のサービス詳細・メリット
「お祝いGO!!」とは、オフィス移転や開業などのお祝い事を控える企業向けの新しいサービスです。従来のお祝いといえば「お祝い＝お祝い花」ですが、この習慣を変える、画期的な内容です。
「お祝いGO‼」のサイトから会員登録（無料）をしてオフィス移転の特設サイトを立ち上げ、移転のご案内と共にそのサイトページを共有することで、お祝い花に代わって、お祝い金が集まるシステムです。
- 商品の多様性: お花の代わりに集まったお祝いで、10万点以上の物やサービスと交換することができます。オフィス家具、デジタル機器、インテリアアートなど、幅広いカテゴリーから、本当に必要なもの、長く使えるものを自由に選択しましょう。希望する企業は、寄付をすることも可能です〇
- HAPPY BOARD: 選んだお祝いと一緒に「お祝いGO‼」に賛同してくれた全ての方々の会社名・お名前を記載した「HAPPY BOARD」も届きます。祝福の気持ち・感謝の気持ちを表現することができます。
- コスト管理面: 「お祝いGO‼」のサービス利用料はお祝いの中で賄われすので、支出は0円です。お祝いとしてオフィスに必要なものを選べるので、移転にかかるコストをグッと抑えることも可能です。
お祝いGO!!を活用することで、移転に携わる総務部や担当者は、移転準備とお祝い管理を効率的に進めることができ、管理もしやすくシンプルです。
またコストも抑えられて経済的です〇
本当に必要なものをお祝いとして受け取れ、SDGsや社会への貢献にも繋がり
新しいオフィスでのスタートが、より一層楽しみになりますね！
オフィス移転やの際には、お祝いGO!!の活用をおススメします☆
詳細はお祝いGO!!公式サイトをご覧ください。
チェックリストを参考にしていただき、計画的かつ効率的なオフィス移転を実現しましょう！
