事務所の移転は、新たなスタートを象徴する重要なイベントです。
この大きな変化をビジネスパートナーや顧客様へ効果的に伝えるための方法として、「ご案内状」というものがあります。
「ご案内状」はこれまで、封書で郵送する企業が一般的でしたが、昨今ではSDGsの取り組みの一環として紙の使用を削減したり、デジタル化が進むにつれ「ご案内メール」に切り替えておられる企業も大変多くなっています。
ご案内メールは、情報を正確かつ迅速に伝えるための主要な手段となりつつあります。
この記事では、事務所移転のお知らせをする際のメール文例と、その作成ポイントについて詳しく解説します。
ご案内メールの重要性
事務所移転のご案内メールは、ただの情報伝達以上の意味を持ちます。
企業が成長し、発展していることを外部にアピールすることができたり、ビジネス関係者との信頼関係をさらに深めることも可能です。
また、移転による業務の中断や連絡先の変更が与える影響を最小限に抑えるためにも、事前の丁寧な通知はとても大切です。
メール作成のポイント
1. クリアで簡潔な表現を心がける
移転のお知らせは、受け取る側が一目で理解できるように、明確かつ簡潔に書くことが重要です。長すぎると重要な情報が埋もれてしまうため、必要な情報だけを簡潔にまとめましょう。
2. 必要な情報を網羅する
新しい住所、移転日、新しい連絡先など、必要な情報を漏れなく含めましょう。
また、移転の理由やこれからの展望、顧客やパートナーにどのようなメリットがあるのか等も説明できると、関係者の期待を高めることができます。
3. 正式な文体を使用する
ビジネスメールでは、敬意を表するためにも正式な文体を使用することが望ましいです。
丁寧語を適切に使い、尊敬の念を込めた表現を心がけましょう。
ご案内メール 文例
件名: 【重要】事務所移転のご案内（お知らせ）
本文:
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
このたび弊社は、○○○○（移転理由）のため、下記の通り事務所を移転することとなりましたので、ご案内申し上げます。
記
【新事務所住所】
〒(新郵便番号)
(新住所)
【移転日】
○○○○年○月○日
※移転作業に伴い○月○日～○月○日○時までの間、一時的に電話・FAXが不通となります。
ご不便をおかけしますが何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます
これまでの皆様からのご支援・ご協力に、改めて感謝申し上げます。
これを機に社員一同、気持ちを新たにより一層社業に専念し、さらなる事業の発展を図る所存です。
今後とも変わらぬご支援とご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
○○○○社（会社名）
○○○○（代表者名）
移転時のお祝いの対応の大変さとお祝いGO!!の活用法
事務所移転の際には、多くのお祝い花が贈られることが一般的です。
しかし、これらのお祝い花の対応は想像よりも大変です。
特に、大量のお祝い花を展示するスペースを確保することや、花を維持するための毎日のお世話、枯れてしまった後の廃棄処分など、移転の忙しい時期には負担となりがちです。
ここで「お祝いGO!!」が役立ちます。
「お祝いGO!!」とは、お祝いを受けとる側が事前に登録（無料）し、移転プロジェクトを立ち上げることで、集まったお祝いで本当に欲しいものを選び受け取ることができる新しいサービスです。
例えば、オフィス家具や家電はもちろん、オフィス内の装飾アート、ウォーターサーバーやオフィスカフェ等のレンタルも自由に選択ができ、寄付も可能です。
これにより、移転の際のお祝い花の受取対応・管理を大幅に簡素化、手間や時間、費用も削減できます。
枯れたお花の廃棄も減り、SDGsへの貢献にも繋がります！
「お祝いGO!!」を活用する場合は、専用の特設サイトのURLをご案内メールに記載することで、意図がしっかりと伝わりお祝いを贈る人はスムーズに賛同できます。
追加で記載する内容は、以下を参考にしてみてください。
ご案内メールへ追加 文例
【祝花につきまして】
弊社では、お心遣いに感謝しつつも、SDGsの観点から謹んでご辞退させていただいており、お祝いの受付窓口を「お祝いGO!!」に委託しております。
お心遣いをいただける際には、誠に僭越ながら下記の『お祝いGO!!』に窓口を一任しておりますので、記載のURLまたは二次元バーコードよりお進みのうえ、お申込みいただけましたら幸甚でございます。
これからはお祝いごともSDGs！新しいお祝いの習慣『お祝いGO!!』
【弊社移転 特設サイトURL】○○○○
皆様からのお心遣いをおまとめして頂戴した祝いつきましては、一部を○○への寄付に充てさせていただいたのち、新オフィスにて長く大切に愛用できる物へかえさせていただきます。
まとめ
事務所移転のご案内メールは、新たなスタートを迎える企業にとって重要な役割を果たします。
上記のポイントと文例を参考に、スムーズな移転とビジネスの発展・継続を実現しましょう。
お祝いGO!!の詳細は、下記公式サイトをご覧ください。
