会社の移転は、新たなスタートを象徴する重要なイベントです。この大きな変化をビジネスパートナーや顧客様に効果的に伝えるための「挨拶状」は欠かせません。
この記事では、会社の移転をプロフェッショナルに伝える『挨拶状の書き方』について解説します！
挨拶状を送るタイミング
受け取り側に新しい住所を知っていただき、必要な対応をするための時間を確保していただくためにも、なるべく早めにお知らせしたいものです。
遅くとも移転日の約1ヶ月前には、挨拶状を送付することをおすすめします。
昨今は挨拶状の送付をメールに切り替えている企業も増えてきているようですが、その場合も同様といえます。
挨拶状の文面の構成要素
①見出し: 移転を明確に伝えるシンプルな見出し
例：「重要なお知らせ」「事務所移転のお知らせ」
②導入部: 簡潔に挨拶→移転の理由や背景
例:「この度、業務拡張のため、下記の通り事務所を移転することとなりました。」
③移転先の住所と連絡先: 新しい住所、電話番号、必要に応じてアクセス方法を記載
④移転日: 移転が完了する具体的な日付を明記
⑤結びの言葉: 改めて感謝の意を表し、移転先でも良い関係を祈念する旨を伝える
文体とトーン
挨拶状の文体は、受け取る相手に敬意を表する形式的なものが最適です。
丁寧語を使用した文章で、感謝の気持ちを表現することが大切です。
また、移転がもたらすポジティブな変化を強調することで、受け取る側の理解と協力を促すことができます。
デザインと印刷
挨拶状は、会社のブランドイメージを反映したデザインが良いでしょう。
高品質の紙と印刷技術を選ぶことで、プロフェッショナルで上質な印象を与えることができます。デジタル版としてメールで送る場合も、PDF形式で整ったレイアウトを心がけましょう。
移転の際に使うと便利なサービス！
案内状で移転をお知らせしたお取引先様からは「移転祝い」が贈られることが予想されます。
企業の規模によっても変わりますが、移転のご案内をした数の約6割程度からお祝い（主に胡蝶蘭）が贈られることが一般的な平均値とされています。
例えば、お取引先様100社へご案内したとすると、60社からお祝いをいただく計算になります。ということは、胡蝶蘭が60鉢・・・！！？
とても喜ばしいことだし、きっと店内は華やかになります。
が・・・
移転当日の忙しい時に度々の受取対応におわれたり
胡蝶蘭の鉢も大量となると飾るスペースの確保ができないことも。
また、日々のお世話などの管理も大変です。
これだけ大量のお花が、いつかは枯れてしまうなんて…勿体ないですよね！
花が枯れた後の処理も大変です。廃棄が増えることで環境への配慮的にも気になるところ…。
「お祝いGO!!」でSDGsに貢献できる◎
これらの問題を解消するために、お祝いの習慣を変えてみませんか？
仮に、お祝いでいただいた胡蝶蘭一鉢あたりの平均価格が3万円とすると、180万円分。
お祝いGO‼を活用すれば、約180万円分の胡蝶蘭ではなく
本当に必要なものや残るものを選択し、受け取ることができます。
「お祝いGO!!」は、お祝いを受ける側が自分たちのニーズに合わせてお祝いの品を選べる新しいサービスです。もちろん胡蝶蘭や観葉植物も選べますが、オフィス用品や家電、インテリアアイテム、レンタルカフェ、ウォーターサーバーなどなど、多様な選択肢を提供しています。
自由にお祝い品を選べると、無駄なくかつ長く愛用できるお祝い品が受け取れます。
「お祝いGO!!」とともに、環境に優しく、お互いに嬉しいが持続する“Triple WIN”のお祝い習慣を実現しましょう！
「お祝いGO!!」で慌ただしい会社移転をスマートに〇
会社の移転は大変なイベントですが、「お祝いGO!!」を利用することで、移転祝いの準備・対応も簡単に。「お祝いGO!!」が移転のお祝い受付～納品を請け負います！
移転の特設サイトを立ち上げ、会社オーナーの想いを存分に表現でき、取り扱い商品・サービスを改めてPRすることも可能です。
会社移転の挨拶状と共にこの特設サイトのURLを共有することで、お取引先様からのお祝いがスマートに集まります。
↓「お祝いGO‼」を活用する際の文例は以下で確認いただけます↓
SDGsや寄付など、会社で取り組んでいる社会貢献をアピールすることも可能です。
是非、参考にしてみてくださいね！
会社の移転は、新たなビジネスチャンスへの扉を開く重要なステップです。
好感をもてる挨拶状は、会社の変化をスムーズに伝えて、これからも関係者との良好な関係を維持するための鍵となります。
この記事が、効果的な挨拶状作成の一助となれば幸いです！
